Dematerializzazione
“La dematerializzazione è – in senso stretto – un processo di innovazione tecnologica che prevede la conversione di qualunque documento cartaceo in un adeguato formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla distruzione della materialità, così da beneficiare dei netti vantaggi di maneggevolezza offerti dalla tecnologia. (Wikipedia)“
La normativa vigente riconosce pieno valore giuridico al documento informatico.
La dematerializzazione assume un ruolo centrale nei temi principali del Codice dell’Amministrazione Digitale. E’ una delle linee di azione più significative per la riduzione della spesa pubblica, in termini di risparmi diretti e indiretti e,come tale, è compresa tra gli obiettivi dell’Agenda Digitale Italiana. (AgID – Agenzia per l’Italia Digitale)“
Digitalizzazione dei processi
“… Per portare la produttività ai massimi livelli occorre cambiare il processo. Non basta cambiare i sistemi.
Installare modelli di e-commerce, o per l’ottimizzazione della forza lavoro o per l’assistenza al cliente senza cambiare il processo non ti porta neanche alla metà degli aumenti potenziali di produttività.
Per cui il messaggio è semplice: occorre modificare il processo aziendale e avere una cultura aperta al cambiamento.”
(John Chamber, Cisco – 2001)
I processi aziendali non possono essere il risultato della casualità. Sono infatti la modalità per raggiungere l’obiettivo con il minore impiego possibile di risorse.
Il processo, cioè il percorso di attività, deve essere rapido e quindi semplice e chiaro oltre che privo di errori e controindicazioni.
Occorre quindi uno studio che abbia ben presenti gli obiettivi, sia in grado di valutare le difficoltà e definisca metodi e strumenti, modi e tempi di applicazione, eventuali modelli o matrici di riferimento, individuando le variabili di cui tenere conto che sono oggi rappresentate anche dalle nuove tecnologie che obbligano al perpetuo cambiamento.
L’assioma è a maggior ragione valido per il cambiamento da impresa analogica a impresa digitale.
Ne consegue che il presuppostio essenziale per la dematerializzazione è la revisione dei processi e la loro digitalizzazione.
La riduzione dei costi dipenderà dunque dal cambiamento dei processi. Si ridurranno le attività che non producono valore aggiunto, la qualità dei servizi migliorerà sia nei confronti dei Clienti interni che esterni, si potranno recuperare preziose energie per ulteriori ottimizzazioni.
Riduzione costi
Di seguito le spese generali che potrai ridurre in modo molto significativo, contribuendo allo stesso tempo alla migliore tutela dell’ambiente.
Potrai facilmente misurare il risparmio per i costi contabilizzati:
– carta, tabulati, stampati, da azzerare fino a diventare paperless
– toner e altri materiali di consumo per la stampa
– buste, imbustamento e spese postali per i documenti spediti
– faldoni e raccoglitori per l’archiviazione
– armadi e scaffalature per archivi
– costo delle superfici occupate dagli archivi
– imposta di bollo libro giornale (in cartaceo un bollo ogni 100 pagine contro un bollo ogni 2.500 registrazioni per la conservazione sostitutiva)
– costo di distruzione dei documenti cartacei al termine del tempo obbligatorio di conservazione.
Alcuni costi non sono contabilizzabili.
Sono i costi che si riferiscono prevalentemente alle attività di risorse umane impiegate. Potrai misurarne il risparmio solo se applichi un metodo di misurazione delle performance. Alcuni esempi:
– attività riferite ad archiviazione, ricerca e perdita di documenti cartacei archiviati
– attività utili a soddisfare richieste da parte di Clienti per documenti che li riguardano
– attività necessarie per soddisfare richieste da parte di dipendenti, fornitori, azionisti, pubblica amministrazione per documenti che li riguardano.
Costi non contabilizzabili e comparazione costi tra fattura digitale e cartacea
Tutela dell’ambiente
Nella vita bisogna fare tre cose: fare un figlio, scrivere un libro, piantare un albero. (Proverbio Zen)
L’uomo è stato dotato della ragione e del potere di creare, così che egli potesse aggiungere del suo a quanto gli è stato donato. Ma finora egli non ha mai agito da creatore, ma soltanto da distruttore. Rade al suolo le foreste, prosciuga i fiumi, estingue la flora e la fauna selvatica, altera il clima e abbruttisce la terra ogni giorno di più.(Anton Chechov)
Potrei sopravvivere alla scomparsa di tutte le cattedrali del mondo, non potrei mai sopravvivere alla scomparsa del bosco che vedo ogni mattina dalla mia finestra. (Ermanno Olmi)
